L’Institut national des sciences appliquées Centre Val de Loire est un établissement public à caractère scientifique culturel et professionnel situé sur deux campus, Bourges et Blois. Il délivre le titre d’ingénieur, d’ingénieur par apprentissage, le diplôme d’Etat de paysagiste et le doctorat.
Le/la gestionnaire des stages assure la gestion administrative des stages des étudiants ingénieurs, il/elle saisit et met à jour la base de données des stages, transmet les offres de stages aux étudiants. Le/la gestionnaire assure l’utilisation et l’optimisation du logiciel Arexis utilisé pour les stages et l’alternance. Le poste est rattaché au service des partenariats.
Gestion des stages ingénieurs GSI
- Assurer la gestion administrative des stages : gérer les conventions de stage, procéder à la validation des sujets auprès des enseignants, gérer les fiches d’évaluation et les attestations de fin de stage
- Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur
- Gérer le calendrier des périodes de stage
- Saisir et mettre à jour la base de données des stages
- Organiser les soutenances de stages
- Préparer les documents nécessaires pour les jurys
- Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages
- Informer les étudiants sur l’ensemble du process
- Actualiser les supports liés à la gestion des stages pour l’ensemble des stages ingénieurs (MRI, STI, GSI)
Gestion du logiciel Arexis
- Assurer le déploiement et le suivi de l’outil auprès des étudiants en leur apportant un appui dans la prise en main,
- Identifier les éventuels dysfonctionnements et proposer les adaptations nécessaires
- Gérer le paramétrage du logiciel en fonction des règles pédagogiques et réglementaires (types de stages, conventions, validations, calendriers)
- Tester les paramétrages et assurer leur fiabilité
- Créer et maintenir les profils utilisateurs et les droits d’accès
- Etre l’interface avec le prestataire : recenser les questionnements, formaliser les besoins, gérer les réunions avec le prestataire, mettre en œuvre les évolutions du logiciel
- Assurer l’assistance aux utilisateurs (étudiants, enseignants, services administratifs)
- Participer aux évolutions du logiciel et à l’amélioration des processus
Missions transverses
- Gestion des achats du campus de Blois : saisie sur GFC
- Participer aux activités transverses du service et à l'organisation d'évènements
Connaissances
- Culture internet
- Environnement et réseaux professionnels
Savoir-faire opérationnels
- Capacités relationnelles : accueil des étudiants, relations avec les entreprises, relations avec les enseignants
- Sens de l’organisation : enregistrement et classement des documents
- Capacités rédactionnelles
- Compétences techniques : utilisation des logiciels spécifiques à l'activité, maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, capacité à réaliser des paramétrages fonctionnels, capacité à tester et valider des paramétrages
- Capacité à analyser les besoins des utilisateurs (étudiants, enseignants, services)
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
Savoir-être
- Posture professionnelle adaptée
- Réactivité
- Capacité à faire preuve d'initiative
- Capacité à travailler dans l'urgence (priorités) et à respecter les délais